DSGVO-Checkliste: So prüft ihr eure Software auf Datenschutz-Konformität
Warum ein Software-Audit wichtig ist
Die DSGVO gilt für jede Software, die personenbezogene Daten verarbeitet. Bußgelder können bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Viele Unternehmen sind sich ihrer Risiken nicht bewusst.
Die Checkliste
1. Inventarisierung aller Software
Erstellt eine vollständige Liste aller eingesetzten Software-Tools:
- SaaS-Dienste (CRM, E-Mail-Marketing, Analytics)
- Desktop-Software
- Mobile Apps
- Entwicklungstools und CI/CD-Pipelines
2. Datenfluss-Analyse
Für jedes Tool prüfen:
- Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
- Wo werden die Daten gespeichert (EU/USA/andere)?
- Gibt es Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)?
3. Kritische Risikobereiche
Hohes Risiko (sofortiger Handlungsbedarf):
- Google Analytics ohne Consent Management
- Mailchimp/Klaviyo ohne AVV
- WhatsApp für Unternehmenskommunikation
- Zoom ohne EU-Serverstandort konfiguriert
- Microsoft 365 ohne korrekte Datenschutzkonfiguration
- Slack ohne EU-Region
- HubSpot ohne Datenschutzoptimierung
4. Maßnahmenplan
Für jedes identifizierte Risiko:
1. Sofortmaßnahme: Datenübertragungen stoppen oder legitimieren
2. Mittelfristig: Auf europäische Alternative wechseln
3. Dokumentation: AVV abschließen und Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren
5. Wiederkehrende Überprüfung
- Quartalsweise Software-Inventar prüfen
- Neue Tools vor Einführung datenschutzrechtlich bewerten
- Mitarbeiter für Datenschutz sensibilisieren
Europäische Alternativen als Lösung
Die einfachste Lösung für viele DSGVO-Probleme: Wechsel zu europäischen Software-Alternativen. Europäische Anbieter sind per Design DSGVO-konform.
Fazit
Ein Software-Audit ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit der richtigen Auswahl europäischer Software-Alternativen lassen sich die meisten Risiken dauerhaft eliminieren.